So wird Virtual Leadership zum Erfolg

Produktive Zusammenarbeit über räumliche Grenzen hinweg wird immer wichtiger – nicht erst seit der Corona Krise. Fachkräfte werden international rekrutiert oder arbeiten in standortübergreifenden Teams. Dennoch erlebt das Thema remote work zurzeit einen Aufschwung, der ohne die geltenden Kontaktbeschränkungen nicht denkbar gewesen wäre.

Anja Dehghan • 07.04.2020

Aktuell profitieren die Unternehmen und Teams, die bereits mit dem Prinzip Videokonferenz und Chatabsprachen vertraut sind. Aber auch alle anderen sind dabei, digitale Kompetenzen im Schnellverfahren aufzubauen. Aber wie funktioniert erfolgreiche Führung, wenn Teams über längere Zeit hinweg nicht mehr an einem Ort zusammenkommen?

Auch wenn remote work schon vor Corona für Viele Teil des Arbeitsalltags waren, sprechen wir in den meisten Fällen von Home Office als wohldosierte Ergänzung zum Präsenzbüro. Nun ist die Zusammenarbeit auf Distanz ein Thema, das uns offenbar länger beschäftigen wird. Seit mehreren Wochen gilt es, Kontakte einzugrenzen und momentan ist unklar, wie lange uns diese Einschränkungen noch begleiten werden. Während die technischen Anfangsschwierigkeiten mittlerweile behoben sein dürften, wird es nun immer wichtiger auch längerfristig eine funktionierende Zusammenarbeit zu ermöglichen und Teams erfolgreich zu führen.

Führung auf Distanz oder virtual leadership ist in erster Linie ein Kommunikationsthema. Dabei sind die Faktoren, die virtueller Führung zum Erfolg verhelfen, nicht neu. Vielmehr ist es so, dass sie nun stärker zum Tragen kommen und deshalb noch wichtiger werden.

Klare Absprachen und verbindliche Timings

Um ein remote Team sicher durch die virtuelle Zusammenarbeit zu führen, braucht es klare Absprachen. Ziele müssen definiert, Zuständigkeiten und Timings abgesprochen werden. Dabei kann ein virtuelles Board, wie zum Beispiel von Miro oder auch Trello sehr hilfreich sein. Die einzelnen Aufgaben werden gemeinsam definiert, Beteiligte und Verantwortliche benannt und Deadlines festgelegt. Jeder im Team kann auf das Planungstool zugreifen, Änderungen nachvollziehen und seine To Dos aktualisieren. Im Sinne einer transparenten Prozesssteuerung kann die Führungskraft jederzeit nachvollziehen, wo jeder im Team steht und im Zweifel Dokumentationen einfordern.

Eine grundsätzliche Diskussion über Teamroutinen im Home Office bringt neue Impulse

Ein solches Board kann auch das morgendliche Stand up ersetzen, eine Praxis, die vor dem Hintergrund von Homeschooling und Work-Life-Blending – dem Verschwimmen von Arbeitszeit und Freizeit – manchmal schwierig umzusetzen ist. Wenn jeder im Team von zu Hause arbeitet, dann macht es Sinn, einmal über die klassische 40 Stunden Einteilung von 9 to 5 nachzudenken. Sind morgendliche Video-Team-Meetings wirklich ein geeignetes Format, um zielgerichtet den Tag zu strukturieren und zu planen? Eventuell hat einer gerade noch seine Kinder zu versorgen, während ein anderer schon seit zwei Stunden dabei ist, sein Tagespensum abzuarbeiten, weil ihm aktuell der Arbeitsweg erspart bleibt und er ohnehin lieber um 7 Uhr morgens den Rechner hochfährt. Natürlich muss das nicht in jedem Team so sein, aber eine grundsätzliche Diskussion über Teamroutinen im Home-Office kann dazu neue Impulse bringen. Als Führungskraft gilt es, seinen Mitarbeitern ausreichend Vertrauen entgegenzubringen und sicher zu sein, dass der Arbeitstag für alle auch ohne zeitgleichen Check In beginnt.

Zielorientierte Beziehungspflege

Natürlich geht es nicht darum, das Teammeeting abzuschaffen. Solche Treffen sind gerade in der virtuellen Zusammenarbeit wichtig und richtig. Aber man sollte vielleicht den Fokus auf einen anderen Effekt legen. Während jeder für sich am heimischen Schreib- oder Küchentisch arbeitet, fehlt den meisten ganz besonders das informelle Gespräch zwischen Tür und Angel oder an der Kaffeemaschine, sowohl mit den Kollegen als auch mit der Führungskraft. Hier sollte von Seiten der Führungskraft ein klares Signal gegeben werden, dass so ein Austausch in der Videokonferenz durchaus erwünscht ist. Es hilft, auch vom eigenen Wochenende oder den Herausforderungen im Home Office zu erzählen, um das Team abzuholen und die Tür für informelle Gespräche zu öffnen. Small Talks stärken das Verbundenheitsgefühl und fördern die Motivation. Die Zufriedenheit steigt und damit auch die Chancen, dass unterwegs niemand verloren geht. Wenn eine Führungskraft also den informellen Austausch zwischen den Mitarbeitern fördert, zahlt das direkt auf die Produktivität des Teams ein.

Jeden Einzelnen im Blick behalten

Gerade ein virtual leader sollte signalisieren, dass die eigene Tür immer offen steht. Für Viele ist die Situation selbstorganisiert zu arbeiten, ohne dass ihm dabei jemand über die Schulter schaut, sicherlich neu. Hier sollte Führung in erster Linie Sicherheit vermitteln und ein offenes Ohr bieten für Sorgen und Feedback. Aber auch Unklarheiten und Kritik müssen offen angesprochen werden.

Mitarbeitern sollte es leicht fallen, um Unterstützung zu bitten

Eine ausgeprägte Feedbackkultur macht sich in dieser besonderen Situation bezahlt. Aber es ist nicht zu spät, diese jetzt zu etablieren. Empathie und emotionale Kompetenz sind gefragt, wenn Mitarbeiter lernen sollen, Kritik offen zu äußern und Feedback produktiv umzusetzen. Digitale Wertschätzung verpufft übrigens noch schneller als persönlich geäußerte Anerkennung, es schadet also nicht, einmal öfter zu loben. Regelmäßige One on One Gespräche sollten auch virtuell erfolgen, idealerweise einmal die Woche. 20 bis 30 Minuten sind völlig ausreichend. Wichtig ist, regelmäßig ins Gespräch zu kommen, um das Thema Personalentwicklung nicht aus den Augen zu verlieren.

Zwei weitere Faktoren, die virtueller Führung zum Erfolg verhelfen, sind Erreichbarkeit und Verbindlichkeit. Also: Absprachen einhalten und offen kommunizieren, wenn etwas nicht so umgesetzt werden kann, wie angekündigt. Gegenseitige Erreichbarkeit ist eine wichtige Voraussetzung für vertrauensvolle Zusammenarbeit. Das gilt nicht nur für die Mitarbeiter untereinander, sondern auch ganz besonders für die Führungskraft. Wann stehen welche Termine (auch telefonisch) an? Über welchen Kanal ist die Erreichbarkeit am besten gewährleistet? Ganz egal ob Slack, Mail oder Telefon, für jeden im Team sollte klar sein, welcher Kanal in dringenden Fällen angesteuert werden soll und wo Informationen möglicherweise etwas länger liegen, bevor sie abgearbeitet werden.

Welche Kompetenzen sind gefragt?

Bei der Rekrutierung sollten sich Führungskräfte die Frage stellen: Welche Kompetenzen sind zentral für die virtuelle Zusammenarbeit? Digitalaffinität, Freude am Kommunizieren, Eigeninitiative und die Fähigkeit zur Selbstorganisation sind hier gefragt. Auch ein grundlegendes technisches Verständnis erleichtert Vieles, zum Beispiel, wenn es um die Einführung neuer Tools geht. Über diese Fähigkeiten sollte im Idealfall auch die Führungskraft verfügen. Um die Leistung der eigenen Mitarbeiter zu bewerten, ist es für einen virtual leader sinnvoller, die Qualität der Arbeit oder die Einsatzbereitschaft zu bewerten, weniger die Anzahl abgearbeiteter Tickets. Wer geht die Extrameile? Wer beteiligt sich aktiv daran, Prozesse und Projekte zu verbessern?

Die virtuelle Zusammenarbeit auf Dauer erfordert einmal mehr die Sichtbarkeit der Führungskräfte und bietet eine große Chance, Althergebrachtes zu hinterfragen. Erfolgreich führt, wer proaktiv und sensibel kommuniziert und seine Mitarbeiter dazu befähigt effektiv ihre Arbeit zu erledigen. Das gilt für virtual leader natürlich genauso, wie für alle anderen.

betterHR bietet kurzfristige Unterstützung zu remote Recruiting. Konkrete Informationen zu unseren Formaten gibt es hier oder in unserem Betty Chat.

Photo Credit: BRUNO CERVERA on Unsplash