Die wichtigsten Kollaborationstools fürs Home Office: Ein Überblick

Das Arbeiten von zu Hause ist in vielen Branchen zur Zeit alternativlos. Selbst Unternehmen, die in den vergangenen Jahren an ihren bewährten Arbeitsweisen festgehalten haben, zwingt Social Distancing nun zum Umzudenken. Eine US-Studie der Stanford University hat schon vor einigen Jahren nachgewiesen, dass die Arbeit von zu Hause sowohl die Leistungsfähigkeit als auch die Arbeitszufriedenheit steigert. Die Einbindung von Remote-Arbeit in den Unternehmensalltag sollte also auch nach der Krise bei den Unternehmen auf der Agenda stehen. Wir stellen in diesem Beitrag einige Tools vor, mit denen das Arbeiten von zu Hause gut klappen kann.

Darius Görgen • 21.04.2020

Vor allem Videokonferenztools sind zurzeit gefragt wie nie. Viele Menschen nutzen sie um mit Freunden und Verwandten in Kontakt zu bleiben. Aber sie sind auch essentiell für die Kommunikation unter Kollegen, sowohl für Face-to-Face Gespräche als auch Konferenzen mit über 20 Teilnehmern. Kostenlose Anbieter wie Zoom, Jitsi oder Skype bieten Funktionen wie Screensharing, Gruppenchat und das Aufzeichnen von Konferenzen. Außerdem stehen Apps für das Handy oder Tablet zur Verfügung. 

Viele zahlungspflichtige Anbieter zeigen sich zur Zeit solidarisch und bieten ihre Videokonferenztools ebenfalls kostenlos an, so zum Beispiel Webex, Lifesize und Google Hangouts.

Für den professionellen Gebrauch kann es durchaus Sinn machen, etwas Geld in die Hand zu nehmen. Vor allem, wenn umfangreichere Funktionen wie zum Beispiel Breakout-Rooms (einzelne Gruppenräume), Whiteboards, Telefoneinbindung, Audio-Transkription oder eigenes Branding gefragt sind. Anbieter wie Webex oder Lifesize bieten außerdem unternehmenseigene, auf ihre Software abgestimmte Hardware für Konferenzräume an. (In Kürze folgt in unserem Magazin ein gesonderter Beitrag zu einzelnen Funktionen und einigen hilfreichen Tipps für Videokonferenzen.) 

Messaging Dienste ermöglichen kurzfristigen Austausch

Nicht für jedes Anliegen ist ein Videocall oder eine förmliche E-Mail erforderlich. Zielführender sind oft kurze, pragmatische Chats, die sowohl privat, als auch in Gruppen organisiert werden können. Messaging Dienste wie Slack oder Microsoft Teams bieten die Möglichkeit der schnellen und einfachen Kommunikation in Arbeitsgruppen. Dateien, Termine und verschiedenste Tools können ganz einfach mit eingebunden werden. Die Nutzung ist außerdem ohne Probleme von mobilen Geräten möglich.

Ein weiterer Messaging Anbieter, der zur Zeit viel Rückenwind erfährt, ist Discord. Eigentlich als Kommunikationsplattform für das Gaming gestartet, erfreut sich das Tool mittlerweile auch anderweitig großer Beliebtheit, insbesondere in der Techszene. Gerade für Open-Source Projekte eignet sich Discord mit seinen offenen Sprach- und Chaträumen sehr gut. Außerdem ist es komplett kostenfrei.

Gerade wenn aktuell der Plausch in der Mittagspause oder an der Kaffeemaschine wegfällt, können Chat- und Video-Tools auch für den ein oder anderen privaten Austausch genutzt werden und dazu beitragen das Teamgefühl aufrecht zu erhalten.

Hier sind auch Tools wie Yammer zu empfehlen, um mit Kollegen in Kontakt zu bleiben. Sie bieten die Möglichkeit, interne und externe soziale Netzwerke aufzubauen. Links, Fotos, Ideen oder Fragen können gezielt in diesen Netzwerken geteilt und von Kollegen oder externen Teilnehmern kommentiert und “geliked” werden. 

Tools für das Workflow- und Projektmanagement

Die Koordination von unterschiedlichen Projekten und Aufgaben kann sich auch im Unternehmen schon als äußerst schwierig erweisen. In der Zusammenarbeit remote wird das Ganze noch etwas herausfordernder. Hier leisten Tools wie Trello, Asana oder Airtable Abhilfe. Workflows können ganz einfach automatisiert werden. Mit Hilfe von übersichtlichen Boards werden To-Do-Listen erstellt, die einen Überblick über die zu leistenden oder schon geleisteten Arbeitsschritte und die jeweiligen Zuständigkeiten geben. Alle drei Tools bieten außerdem gute Freeversions an. Für umfangreichere Funktionen wie Chat, Pinnwand, Kalender und das Einbinden von Dateien bieten sich Tools wie Basecamp oder Proofhub an.

Andere Tools wie zum Beispiel Evernote bieten die Möglichkeit, Ideen, Projekte oder auch To-Dos in Notizen zu erfassen und diese zu priorisieren. Für Kreativteams eignen sich Tools wie GoVisually sehr gut um Designs oder Entwürfe zu diskutieren und E-Mail Chaos zu vermeiden. Kunden oder Teamkollegen können ganz einfach eingeladen werden und online ihre Bewertung abgeben bzw. das Produkt genehmigen.

Whiteboard Tools ermöglichen die direkte Zusammenarbeit

Der Name verrät es ja eigentlich schon. Es handelt sich hierbei um Online Whiteboards, an denen gemeinsam und synchron gearbeitet werden kann. Unterschiedliche Templates wie Mind Maps, Flow Charts, Workflows u. Ä. bieten verschiedenste Anwendungsmöglichkeiten.

Von Brainstormings über To-Do Listen bis hin zu Workshops: Alles ist möglich.

Miro zum Beispiel überzeugt mit der Einbindung von zusätzlichen Apps (Slack, Video Chat, Google Drive etc.) und bietet eine sehr umfangreiche Freeversion. Vergleichbare Tools sind unter anderem Whimsical oder Mindmeister. Mural oder Deon eignen sich vor allem bei der Anwendung von Touchscreens. 

Wer ganz einfach eine Online-Pinnwand für Notizen sucht, die er gemeinsam mit seinen Kollegen verwenden kann, sollte sich Padlet einmal anschauen. Die Umsetzung ist sehr simpel aber gleichzeitig bietet es auch nicht so viele Features wie seine Konkurrenten.

Komplettlösungen für die virtuelle Zusammenarbeit

Zuletzt stellt sich noch die Frage, wie im Team an Dokumenten gearbeitet werden kann und ein gemeinsamer Zugriff gewährleistet wird. Hierfür bieten sich natürlich in erster Linie Online-Clouds an. Die prominentesten Vertreter sind Google Drive, One Drive (Microsoft) und Dropbox.

Google bietet mit seiner G-Suite und Microsoft mit seinem Office365 Paket außerdem ganze “Büro Pakete” an. Diese beinhalten unter anderem eigene Office-Anwendungen, Messenger, Videokonferenztools, E-Mail, Clouds und vieles mehr. Vergleichbare Anbieter sind zum Beispiel Zoho Remotely oder Bitrix24. Wer also nach einer Komplettlösung für die remote Zusammenarbeit sucht, für den führt an diesen Anbietern kein Weg vorbei.

Tools um Arbeitszeiten zu erfassen, Termine zu planen oder Urlaub zu beantragen

Es gibt noch eine Reihe weiterer Tools, die das Arbeiten von zu Hause erleichtern. Wir wollen nur einige von ihnen kurz vorstellen, um den Rahmen nicht zu sprengen:

Harvest: Einfaches Timetracking-Tool zum Erfassen von Arbeitszeiten.

Sococo: Graphisch dargestelltes Online Büro mit verschiedenen visuellen Räumen, die betreten werden können. Gleichzeitig Chat und Videofunktionen.

Acuity: Online Assistent, der automatisch Termine und Meetings erstellt. Kunden können die Verfügbarkeit schnell und in Echtzeit einsehen und ihre eigenen Termine selbst buchen. Sie können sogar online bezahlen und Termine mit einem Klick verschieben.

Timebutler: Einfache Erstellung von digitalen Urlaubsanträgen.

Fast Bill: Rechnungen erstellen, Belege erfassen und die Möglichkeit alles direkt an das Steuerbüro zu verschicken.

Doodle: Einfaches Tool um gemeinsame Termine abzustimmen.

Tricider: Ideen sammeln, diskutieren, abstimmen.

Teamviewer und AnyDesk: Fernwartungssoftware, mit der auf den eigenen Office-Rechner oder auch einen Kundenrechner von zu Hause aus zugegriffen werden kann.

Die vorgestellten Tools bilden natürlich nur einen kleinen Teil der Möglichkeiten ab, die der Markt aktuell bietet. Diese Fülle kann schnell überfordernd wirken. Deshalb macht es durchaus Sinn, zunächst nur eins der oben genannten Tools in den Arbeitsprozess zu integrieren. Es bietet sich auch an Mitarbeiter in den Umsetzungsprozess einzubinden. Wichtig ist es, dem Ganzen möglichst offen gegenüber zu stehen. Hat man den Bogen erst einmal raus, machen viele der Tools wirklich Spaß, vor allem wenn man merkt, wie sehr sie den Arbeitsalltag vereinfachen.

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Photo Credit: Dhaya Eddine Bentaleb on Unsplash