Digitale Personalarbeit bei kommunalen Unternehmen

Personalarbeit und IT gehen noch zu selten zusammen. Das hemmt die dringend notwendige Digitalisierung von Personalprozessen. Gerade bei kommunalen Unternehmen wie Stadtwerken werden noch immer große Teile der Personalarbeit händisch erledigt. Die Chancen, die mit einer stärkeren Automatisierung einher gehen, werden gewiss erkannt. Unterstützung versprechen HRM Software Produkte. Schaut man sich den Markt an, so finden wir allein in Deutschland mehrere hundert Dienstleister die helfen, Personalprozesse zu automatisieren. Aber wie findet man hier den richtigen Anbieter?

Anja Dehghan • 14.10.2020

Für Stadtwerke spielt das Thema „Digitalisierung“ in den kommenden zwei bis drei Jahren eine zentrale Rolle. Die Optimierung interner Prozesse und das Thema Personalentwicklung stehen dabei im Vordergrund, wie die aktuelle Stadtwerke Studie von EY und der BDEW zeigt.

Für den Personalbereich bedeutet das häufig Überforderung, denn die Auseinandersetzung mit IT Systemen zählte bisher nicht zu seinen Aufgaben. Die IT Abteilung wiederum ist nur wenig vertraut mit Personalprozessen und fachlichen Anforderungen an digitale Tools. Hier ist bereichsübergreifende Zusammenarbeit gefragt.

Damit Personalarbeit nachhaltig optimiert und automatisiert werden kann, müssen die zwei zentralen Stellschrauben in den Blick genommen werden. Das sind zum einen die Personalprozesse und zum anderen die Mitarbeitenden. Aber wie sieht das Vorgehen nun konkret aus?

Zunächst gilt es, den Status Quo und das Digitalisierungspotenzial zu ermitteln. Fast ein Drittel der Unternehmen in Deutschland wickelt noch immer die Hälfte der Geschäfts- und Produktionsprozesse auf Papier ab. Welche Prozesse bestimmen die Personalarbeit und welche davon werden schon digital abgebildet? Wo müssen Prozesse zunächst angepasst oder verändert werden, bevor sie automatisiert werden können? Wo wird das bestehende Potenzial von eingesetzten Tools noch nicht voll ausgeschöpft?

Die Erkenntnisse aus dieser Prozessanalyse sind nicht nur für die Auswahl einer geeigneten Personalsoftware hilfreich, sie identifizieren auch Schwachstellen, die jenseits einer Software Einführung in Angriff genommen werden können.

Wie finden Sie heraus, welches die richtige Software für Ihre Bedarfe ist?

Dazu sollte man sich als erstes über die zu digitalisierenden Prozesse im Klaren sein. Geht es darum, eine digitale Zeiterfassung zu implementieren oder hat die Rekrutierung und Verwaltung von Bewerbern Priorität? Sollen sukzessive alle relevanten HR Prozesse automatisiert werden? Möchte ich alle Daten und Prozesse an einem Ort zusammenlaufen lassen und zentral steuern?

Je nachdem, wie die Antworten ausfallen, kann es sinnvoll sein, von vornherein auf eine umfassende Lösung zu setzen und keinen "stand alone“ Anbieter zu wählen, oder eine HR Lösung, die ihre Funktionen modular anbietet, so dass diese je nach Bedarf und internen Kapazitäten nach und nach eingeführt werden können.

Wenn klar ist, welche Prozesse und Bereiche der Personalarbeit die Software abdecken soll, kann man sich im zweiten Schritt den Kernanforderungen widmen.

Sollen zum Beispiel Fachabteilungen variabel eingebunden oder Kennzahlen erfasst werden? Wie viel Individualisierbarkeit ist notwendig, welche weiteren Services sollen eingebunden werden.

Eine dritte wichtige Überlegung betrifft die Art der Software. Soll es eine Cloud oder eine On-Premise-Lösung sein: Sollen die zum Teil sensiblen Daten lokal gesichert werden, also auf unternehmenseigenen Servern und ist die volle Kontrolle über alle Systeme ein notwendiges Kriterium? Dann spricht vieles für eine On-Premise-Lösung. Diese ist häufig teurer und erfordert interne IT Ressourcen. Mittlerweile sind aber auch Cloud Lösungen so gut aufgestellt, dass sie höchste Datensicherung gewähren. Für die Nutzung ist lediglich ein Internetzugriff erforderlich, um von überall auf die Daten zugreifen zu können. Die Kosten sind häufig geringer und Funktionalitäten können flexibel dazu gebucht oder gekündigt werden. Viele Anbieter haben beide Varianten im Angebot.

Cloudlösungen sind immer weiter auf dem Vormarsch, insbesondere bei neuen Dienstleistern am Markt.

Das Thema Schnittstellen und Datenimport sollte ebenfalls gründlich beleuchtet werden, wenn es um die Entscheidung für eine geeignete HR Software geht. Zum Teil sind schon ERP Systeme oder eine Lohnabrechnungssoftware im Einsatz. Hier sollte ein unkomplizierter Datentransfer, idealerweise in beide Richtungen, angestrebt werden. Zumindest sollte die Möglichkeit bestehen, vorhandene (digitale) Mitarbeiterdaten ohne großen Aufwand in die neue Software zu integrieren.

Weitere wichtige Auswahlkriterien sind natürlich die Preisgestaltung, aber auch Art und Umfang des Supports oder die mobile Nutzbarkeit, zum Beispiel in Form einer Mitarbeiter-App.

Bei all diesen Überlegungen ist es ratsam, mit der IT Abteilung an einem Tisch zu sitzen. Ihre Rolle verändert sich, denn sie wird im Zuge der zunehmenden Digitalisierung immer stärker beansprucht. Sowohl bei der Beratung zu IT Produkten als auch bei der Implementierung und Pflege. Welche Rolle hat die IT im Unternehmen? Bei vielen Stadtwerken ist sie noch nicht Ansprechpartner in Sachen HR IT.

Für eine nachhaltige Entscheidung muss die Sicht der Mitarbeiter mit einbezogen werden

Ist aus technischer Sicht ein geeignetes Tool gefunden, muss am Ende auch die Nutzerperspektive eingenommen werden. Denn die Mitarbeitenden sind es, die mit der neuen Technologie arbeiten und diese nachhaltig akzeptieren müssen. Wie fit sind sie im Umgang mit digitalen Tools? Das größte Hemmnis der Digitalisierung von HR Prozessen - nicht nur in kommunalen Unternehmen - sind die Mitarbeitenden, die nicht immer über ausreichend Digitalkenntnisse verfügen oder denen diese ganz fehlen.

Auch Bedenken seitens der Belegschaft müssen überprüft und ernst genommen werden. Geeignete Kommunikationsstrategien helfen, die Sorgen zu adressieren und frühzeitig auszuräumen. Dabei geht es nicht immer nur darum, die neuen Themen zu vermitteln, vielmehr sollte die Mitgestaltung im Vordergrund stehen, denn die Mitarbeitenden müssen dazu befähigt werden, in den neuen digitalen Strukturen zu arbeiten.

Die Digitalisierung von Personalprozessen ist eine komplexe Herausforderung für mittelständische Stadtwerke, die Liste der Anforderungen ist lang. Noch länger ist die Liste der Anbieter. Ein unabhängiger Blick und Unterstützung von außen helfen bei der Auswahl und Einführung einer Software, um Prozesse nachhaltig effizienter zu gestalten.

Mehr zu unseren Beratungsleistungen im Bereich Digitalisierung von Personalprozessen gibt es hier: www.betterhr.de/beratung

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