Chatbots ermöglichen neue Wege im Onboarding

Auch im Onboarding können KI gesteuerte Chatbots mittlerweile ihre Stärken ausspielen. Auf Fragen, die Beschäftigte in ihrer ersten Zeit im Unternehmen haben, geben sie unkompliziert Antworten. Sie ermöglichen neuen MitarbeiterInnen, sich den Unternehmenskosmos ein Stück weit selbständig zu erschließen und sich so auf die fachliche Einarbeitung konzentrieren zu können.

Luisa Schuchard • 29.07.2021

Ein gutes Onboarding bildet die Grundlage für einen erfolgreichen Weg neuer Angestellter ins Unternehmen. Läuft hier etwas falsch, wirkt sich das nicht nur empfindlich auf die Zufriedenheit der Neuankömmlinge aus, sondern hindert sie auch daran, ihr gesamtes Potential zu entfalten. Im schlimmsten Fall geht es nicht über die Probezeit hinaus. Immerhin jedes vierte Arbeitsverhältnis wird schon innerhalb der ersten sechs Monate wieder beendet. Sowohl das Recruiting als auch das Onboarding beginnen dann von Neuem und verursachen immense Kosten. Trotzdem scheuen vor allem mittlere und kleine Unternehmen den Aufwand, mit dem ein solides Onboarding verbunden ist.

Intelligente Bots lösen typische Probleme beim Onboarding

Als Hürde erweist sich oft die Bindung von Personalressourcen durch die Einarbeitung. Gerade in arbeitsintensiven Projektphasen steht das Onboarding dadurch zu oft hinten an. Für die Neuzugänge entsteht ein typischer Wechsel zwischen Leerlauf und einem Zuviel an Informationen. Das Ergebnis sind Orientierungslosigkeit und MitarbeiterInnen, die hinter ihren Potenzialen zurückbleiben.

Das muss nicht so sein. Bei vielen Onboarding Inhalten handelt es sich um Standards, also Informationen, die eher genereller Natur sind. Welche Arbeitszeit- und Urlaubsregelungen gibt es? Welche IT-Tools werden im Unternehmen genutzt? Welche Geheimtipps gibt es für die Mittagspause? Das sind Fragen, die prädestiniert sind für eine Automatisierung durch einen Chatbot, von dem die MitarbeiterInnen die entsprechenden Informationen erhalten.

Solche Dialogsysteme führen nicht nur zu einer Entlastung der HRler oder Mentoren, die sich bei der Einarbeitung auf die entscheidenden (fachlichen) Fragen konzentrieren können. Ein Chatbot als umfassender Onboarding-Assistent erlaubt es MitarbeiterInnen zudem, aktiv zu werden. Er kann seine Zeit selbständig nutzen, um das Unternehmen kennenzulernen und sich auch nach dem Onboarding gezielt Informationen zu holen, die er braucht.

Ein schneller Start durch Modularisierung und vortrainierte Chatbots

Um möglichst direkt und ohne viel Vorlauf starten zu können, sollte der Chatbot bereits vor der Spezifikation für das einzelne Unternehmen über eine gut strukturierte Architektur verfügen. Daher verfügt der Onboarding-Bot bereits über unternehmensübergreifende relevante Themenbereiche des Onboardings, so dass unternehmensinterne Regelungen und Informationen einfach ergänzt werden können. Zudem können Informationen, für die es etwa aufgrund gesetzlicher Regelungen (Arbeitszeiten, Urlaubsregelungen etc.) keine unternehmensindividuellen Regeln gibt, als vollständig vortrainierte Module in den Chatbot implementiert werden. Hierdurch kann die Entwicklungsphase des Chatbots stark verkürzt und eine schnelle Einführung ermöglicht werden.

Zahlreiche Vorteile ergeben sich auch aus der Möglichkeit, verschieden Formate in die Ausgabe des Chatbots einzubinden. So gestalten Fotos und Videos nicht nur die Kommunikation mit dem Chatbot abwechslungsreicher, sondern vermitteln gerade in Zeiten vermehrter Arbeit im Homeoffice einen lebendigen Eindruck von den neuen KollegInnen, dem Büro und dem Arbeitsplatz. Externe Links können eingebunden werden, um beispielsweise auf bereits vorhandene Q&A’s oder Lerntutorials zu verweisen. Auf diesem Weg können NutzerInnen sich selbständig mit neuen Programmen und Prozessen vertraut machen.

Ein Chatbot kann in alle gängigen Systeme und Kommunikationskanäle eingebunden werden. Das macht die Nutzung denkbar einfach, weil die Beschäftigten auf den Plattformen abgeholt werden können, über die sie ohnehin kommunizieren - sei es das Intranet, Slack oder Microsoft Teams.

Chatbots lernen gemeinsam

Die betterHR Chatbots sind intelligenter als andere, weil sie “voneinander lernen”. Ermöglicht wird dies durch so genanntes Federated Learning. Unsere Chatbots profitieren durch ihren Einsatz in verschiedenen Unternehmen von den Trainingsdaten der anderen und werden so immer leistungsfähiger. Dabei verbleiben sensible Daten sicher im eigenen Unternehmen, weil nicht die Daten der einzelnen Chatbots, sondern lediglich die Veränderungen an den jeweiligen KI-Modellen ausgetauscht werden.

Von der Einführung in die Unternehmensstruktur bis zu Tipps für die Mittagspause oder dem Vorstellen der neuen KollegInnen: Chatbots sind in der Lage, Onboardingprozesse umfassend abzubilden. Dadurch entlasten sie nicht nur die Beschäftigten und Personaler, sondern erlauben es, das Onboarding viel stärker an die individuellen Bedürfnisse neuer MitarbeiterInnen anzupassen und so zu einer positiven Erfahrung werden zu lassen.

Sie interessieren sich für die Einsatzmöglichkeiten eines Onboarding-Bots in Ihrem Unternehmen oder für den Federated-Learning-Ansatz? Dann kommen Sie gern auf uns zu. Wir vereinbaren gern einen Termin für eine Demo mit Ihnen.

Photo Credit: James Pond