Arbeitszeiten mit einem Chatbot verwalten

Wie viele Tage Urlaub stehen mir in diesem Jahr noch zu? Bin ich verpflichtet, Überstunden zu leisten? Und kann ich bereits gebuchte Zeiten nachträglich anpassen? Ein Chatbot liefert unkompliziert Antworten auf Fragen, die sich Beschäftigte rund um ihre Arbeitszeit stellen.

Una Sprenger • 21.05.2021

Fast zwei Drittel aller Beschäftigten erhoffen sich zukünftig, zeitlich und örtlich unabhängiger zu arbeiten, sowie einfacher auf alle Informationen zugreifen zu können. Das betrifft auch die eigenen Daten, die regelmäßig eingesehen oder aktualisiert werden müssen. Aber besonders dieser Bereich ist in vielen Unternehmen noch recht analog aufgestellt. Der Zugang zu standardisierten Informationen erfordert Zeit, Personaler sind häufig die einzigen, die Auskunft geben können. Das bindet unnötig Kräfte im Unternehmen und sorgt für Frust auf Seiten der Beschäftigten.

Ein intelligenter Bot schafft Abhilfe

Zu den aufwendigsten und fehleranfälligsten Personalprozessen gehört die Zeiterfassung. Sie ist prädestiniert für eine Automatisierung durch einen Chatbot. Der Urlaubsantrag und angefallene Überstunden können direkt erfasst werden. Der Bot nimmt die Daten auf und verarbeitet sie weiter. Er leitet Anfragen weiter und gibt Feedback, wenn zum Beispiel der Urlaub genehmigt ist. Außerdem beantwortet er wiederkehrende Fragen, für die gut strukturierte Informationen vorliegen. Und die Personaler? Tun das, was sie am besten können: sich um die Mitarbeitenden kümmern.

Vortrainierte Chatbot-Module ermöglichen einen schnellen Start

Um möglichst direkt und ohne viel Vorlauf starten zu können, sollte der Chatbot bereits vortrainiert sein und Antworten auf die gängigsten gesetzlichen Regelungen oder Standards enthalten. Regelungen zu Überstunden, Pausen und Arbeitsdauer sind gesetzlich verankert und gelten unternehmensübergreifend. Idealerweise verfügt der eingesetzte Chatbot bereits über eine gut strukturierte Architektur, in der unternehmensinterne Regelungen und Informationen einfach ergänzt werden können.

Ein Chatbot kann auch verschiedene Formate einbinden, um im Falle zum Beispiel der Projektzeiterfassung auch Berichte direkt auszugeben. Auch Fotos, Videos und externe Links können eingebunden werden, um weiterführende Informationen zu liefern oder auf ergänzende Quellen zu verweisen. Der Vorteil eines Chatbots ist, dass er in alle gängigen Systeme und Kommunikationskanäle eingebunden werden kann. So ist die Nutzung denkbar einfach, weil der Bot an der Stelle bereit steht, an dem die Beschäftigten sich ohnehin aufhalten, zum Beispiel im Intranet oder bei Microsoft Teams.

Chatbots lernen gemeinsam

Die betterHR Chatbots sind intelligenter als andere, weil sie “voneinander lernen”. Mithilfe des so genannten Federated Learning profitieren Chatbots die in verschiedenen Unternehmen eingesetzt werden, von den Trainingsdaten der anderen und werden so immer intelligenter. Dabei werden nicht die Daten der einzelnen Chatbots ausgetauscht, sondern lediglich die Veränderungen an den jeweiligen KI-Modellen. So verbleiben sensible Daten sicher im eigenen Unternehmen.

Ob zur Zeiterfassung oder Bearbeitung von Urlaubsanträgen. Ein Chatbot erleichtert die Arbeitszeitverwaltung in Unternehmen und entlastet so Beschäftigte und Personaler.

Sie interessieren sich für die Einsatzmöglichkeiten eines Arbeitszeit-Bots in Ihrem Unternehmen oder für den Federated Learning Ansatz? Dann kommen Sie gern auf uns zu. Wir vereinbaren gern einen Termin für eine Demo mit Ihnen.

Photo Credit: Morgan Housel